​Ein externes telefonisches Sekretariat kann sowohl dauerhaft als auch auf Zeit als Service eingerichtet werden, um beispielsweise die Erreichbarkeit während eines Auslandsaufenthalts sicherzustellen oder personelle Engpässe zu überbrücken. Es versteht sich dabei von selbst, dass ein telefonischer Sekretariatsservice eine Dienstleistung ist, die individuell auf den jeweiligen Auftraggeber zugeschnitten sein sollte:

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• Wie sollen Anrufer begrüßt werden?

• Welche Anrufer und Anliegen sollen umgehend weitergeleitet werden?

• Welche Fragen soll das Telefonsekretariat selbst klären?

• Welche Anruferdaten sollen telefonisch erfasst werden?

• Ist eine Erreichbarkeit außerhalb der üblichen Bürozeiten erforderlich?

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All diese Themen sollten besprochen werden, damit ein telefonischer Sekretariats-Service optimal arbeiten kann. Dienstleister, die ein telefonisches Sekretariat anbieten, offerieren darüber hinaus oft Zusatz-Services wie beispielsweise die Besetzung in verschiedenen Sprachen. Ein gutes Beispiel hierfür ist dieses Telefonsekretariat, das zugleich eine kompakte Definition des Begriffs „Telefonischer Sekretariatsservice“ bietet. Schnell wird klar: Ein solcher Sekretariatsservice kann weit mehr, als nur das eigene Sekretariat ersetzen.

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Besonders interessant ist ein externer Sekretariats-Service beispielsweise für Freiberufler und andere Solo-Selbstständige, die häufig unterwegs sind oder einfach zu beschäftigt, um alle telefonischen Anfragen selbst zu bearbeiten. Doch auch Start-ups, die (noch) kein eigenes Sekretariat haben, und Unternehmen, die ihren administrativen Bereich entlasten wollen, profitieren von einem solchen Telefon-Service. Nicht zuletzt ist ein externer Sekretariatsservice interessant für alle, die besonders hohe Anforderungen an ihre Erreichbarkeit haben.  

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Häufig ist ein telefonischer Sekretariatsservice der Ausweg aus einem Dilemma: Einerseits weiß jeder, wie wichtig es ist, dass Kunden, Geschäftspartner oder Interessenten am Telefon höflich begrüßt und fachkundig betreut werden – das ist das A und O für eine professionelle Außenwirkung. Andererseits fehlt aber gerade gefragten Experten und aufstrebenden Unternehmen schlicht die Zeit, sich intensiv den Anrufern zu widmen. Es liegt also nahe, diesen Bereich in die Hände von erfahrenen Mitarbeitern eines Telefon-Dienstleisters zu geben.

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Ein guter telefonischer Sekretariats-Service kann sich auf die Anforderungen jedes Auftraggebers einstellen und bietet ein hohes Maß an Flexibilität. So wird der telefonische Kontakt zu Kunden und anderen Anrufern professionell und zuverlässig gemanagt, während man selbst vom permanenten Klingeln des Telefons verschont bleibt. Der telefonische Sekretariatsservice wird so zum Partner, der ungestörtes, erfolgreiches Arbeiten ermöglicht.

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